Die Vorteile eines „Virtual Office“ am Beispiel von Stuttgart

Es gibt viele Gründe sich für die Nutzung eines Virtual Office zu entscheiden. Sei es bei einer Unternehmensgründung, wenn noch keine eigenen Büroräume oder ausgebildete Mitarbeiter zur Verfügung stehen, bei einer Tätigkeit, die sich hauptsächlich vor Ort beim Kunden abspielt und dennoch ein besetztes Büro vorhanden sein muss oder aber auch um mit einer ansprechenden Geschäftsadresse einen besonderen Eindruck hinterlassen zu wollen.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit dem Virtual Office. Wofür es genutzt werden kann, worin seine Vorteile liegen und was es bei der Nutzung eines Virtual Office zu beachten gibt.

Was genau ist ein Virtual Office?

Übersetzt heißt der Begriff Virtual Office so viel wie „virtuelles Büro“. Mit einem virtuellen Büro kann ein Unternehmen zum Beispiel seine Erreichbarkeit sicherstellen. Das Telefon und die Rezeption sind ständig von externen Mitarbeitern besetzt, während sich der Unternehmer vielleicht in seiner Home-Office befindet, auf Geschäftsreise oder auf Kundenbesuchen ist.

Kundenanliegen können prompt erledigt werden, die Post wird gesichtet und Pakete werden in Empfang genommen. Je nach Absprache mit dem Auftraggeber werden dann weitere Tätigkeiten durch die Mitarbeiter des Virtual Office übernommen.

Bei einem Virtual Office handelt es sich um eine moderne, innovative und flexible Lösung aller administrativen Bürotätigkeiten eines Unternehmens durch externe Mitarbeiter. Seit 1990 ist dieses Konzept auf dem Vormarsch und immer mehr und mehr Start-Ups und auch eingesessene Unternehmen lernen diesen Service zu schätzen.

Buchbare Dienstleistungen nach dem „Baukasten-System“

Bei einer Zusammenarbeit mit einem Virtual Office kann das Unternehmen selbst wählen, welche Dienstleistungen es in Anspruch nehmen möchte. Sollen nur Telefonate angenommen und notiert werden oder sollen diese direkt weitergeleitet oder beantwortet werden?

Soll die Post angenommen und verwahrt werden, bis sich der „Chef“ wieder vor Ort befindet oder soll sie postalisch oder digitalisiert nachgesendet werden? Auch Terminvereinbarungen mit Kunden durch ein Virtual Office sind möglich.

Der Auftraggeber kann sich also ein Paket zusammenstellen, in dem ganz genau festgehalten wird, welche Aufgaben durch sein virtuelles Büro erledigt werden sollen.

Oftmals werden an den Adressen von virtuellen Büros ebenfalls komplett ausgestattete Konferenzräume zur Verfügung gestellt, die bei Bedarf buchbar sind, um Kunden und Geschäftspartner gebührend zu empfangen.

Professionelle Betreuung durch ein Virtual Office

Ein weiterer Vorteil eines virtuellen Büros sind die professionellen Mitarbeiter, die über entsprechende Kenntnisse der Büroführung, der Telefonie und auch des Empfangsservice verfügen. Für den Auftraggeber entfällt somit die Einarbeitungszeit von eigenen Mitarbeitern und er kann sich ausschließlich seinem Business widmen.

Der Unterschied zu einer „Briefkasten-Firma“

Viel zu oft und zu schnell wird ein Virtual Office mit einer Briefkasten-Firma in einen Topf geworfen. Es bestehen allerdings erhebliche Unterschiede. Vor Allem in der Legalität.

Während sogenannte Briefkasten-Firmen lediglich über einen Briefkasten verfügen und an der dortigen Adresse keine geschäftlichen Tätigkeiten für ein Unternehmen stattfinden, ist die Grundlage bei einem Virtual Office eine völlig andere.

Wird der Service eines virtuellen Büros angeboten, so verfügt der Anbieter in der Regel über eine „geschäftsfähige bzw. ladungsfähige Adresse“ an der tatsächlich unternehmerische Tätigkeiten für den Auftraggeber stattfinden. Von besonderem Vorteil erweist es sich für den Auftraggeber, wenn diese Adresse sich bereits einen „Namen gemacht“ gemacht hat und in Geschäftskreisen hoch angesehen ist.

Liegt sie in einem angesehenen Geschäftsviertel vermittelt das Unternehmen Seriosität und auch Kapital. Um ein Beispiel zu nennen: Ein Virtual Office Stuttgart mit einer bekannten, renommierten und prestigereichen Adresse vermittelt mehr Ansehen als ein Virtual Office Stuttgart mit einer Adresse, die auf einen Hinterhof schließen lässt.

Ist ein Virtual Office legal oder begibt man sich auf „dünnes Eis“?

Solange der Anbieter dieser Dienstleistungen über eine „ladungsfähig Adresse“ verfügt und an dieser Adresse „tatsächlich tätige Menschen“ anzutreffen sind, ist die Inanspruchnahme der angebotenen Dienstleistungen und die Nutzung der Adresse als Firmenanschrift als bedenkenlos anzusehen.

Das Virtual Office – ein Fazit

Bei einem Virtual Office handelt es sich um eine innovative und moderne Bürolösung bei der Unternehmen flexible Dienstleistungen im Bereich der administrativen Büroführung buchen können.

Die Inanspruchnahme des angebotenen Service eignet sich sowohl für neugegründete Unternehmen, Start-Ups als auch für „alte Hasen“ im Business, die ihren Aktionsradius auf andere Städte ausweiten möchten.

Virtual Offices sind in der Regel an sehr begehrten und „gehobenen“ Geschäftsadressen ansässig. Die Nutzung dieser Adressen stärkt das Ansehen, erhöht das Vertrauen in das Unternehmen und vermittelt Seriosität.

Die angebotenen Dienstleistungen sind in der Regel flexible buchbar und können jederzeit an die aktuellen Bedürfnisse der Unternehmung angepasst werden. Mit dem Blick auf die Kosteneffizienz sind diese Punkte von großer unternehmerischer Bedeutung. Ebenfalls entfällt die Investition in eigenen Büroräume, Technik und eigene Mitarbeiter.

Alles in Allem kann ein Virtual Office das Leben von Unternehmern um ein Vielfaches vereinfachen, sein Prestige steigern und, nicht zu vergessen, Fixkosten einsparen.

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